.RU

15. СРОКИ, ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ И КОНТРОЛЬ - Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Республики Казахстан



^ 15. СРОКИ, ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ И КОНТРОЛЬ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

265. Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством Республики Казахстан. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством Республики Казахстан, могут устанавливаться руководством органов и учреждений прокуратуры.

Срок рассмотрения документов в органах и учреждениях прокуратуры не должен превышать одного месяца, если иное не установлено законодательством.

Документы с поручением руководства исполняются в сроки, указанные в резолюции. При отсутствии конкретного срока – в месячный срок со дня регистрации документа.

При необходимости дополнительного времени для исполнения поручения исполнитель письменно (рапорт, справка) обращается к руководителю, давшему поручение, о продлении срока исполнения поручения. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.

266. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) руководителю.

267. При исполнении документа несколькими сотрудниками, проект документа и необходимые справочно-информационные материалы представляются исполнителю, указанному в резолюции первым, в установленные им сроки.

268. Исполнитель осуществляет подготовку документа к отправке, определяет количество экземпляров, приложений к нему, готовит со специалистом документационной службы список (реестр) на рассылку документа, помещает документ в соответствующее дело.

269. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

На контроль берутся поручения руководства с указанием сроков исполнения и с пометками «доложить», «внести предложения», «контроль» и др.

270. При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки, карточки электронных данных в автоматизированной информационной системе, журналы регистрации.

На оригинале и копиях контролируемого документа, а также регистрационно-контрольных карточках ставится штамп «Взято на контроль».

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящего – со дня его поступления (регистрации).

271. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на начальников структурных подразделений, руководителей районных прокуратур и учреждений (где нет структурных подразделений).

272. Документационной службой при организации контроля исполнения осуществляется постановка документов на контроль, размещение карточек в соответствующие разделы картотеки и ведение картотеки, передача контрольных карточек на документы с поручением руководства в организационно – контрольную службу, напоминание о сроках исполнения, информирование руководителей о ходе и результатах исполнения (Приложения 45, 46), снятие документа с контроля.

273. Документационной службой заблаговременно, дважды в неделю, до истечения срока исполнения документов, в том числе контрольных поручений, направляется структурным подразделениям-исполнителям напоминание об этом.

274. Проверка за исполнением поручений текущего месяца проводится за три дня до истечения установленного срока, последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц.

275. Документ снимается с контроля руководителем, давшим поручение, или по его поручению – контрольной службой (должностным лицом).

276. Контроль за сроками исполнения документов возлагается на документационную и организационно-контрольную службы органов и учреждений прокуратуры.

Документационной службой осуществляется контроль за сроками рассмотрения и разрешения обращений граждан, депутатов и депутатских запросов, связанных с обращениями граждан и других документов, не имеющих контрольные поручения органов и учреждений прокуратуры.

Организационно-контрольной службой осуществляется контроль за сроками исполнения документов (кроме обращений граждан, депутатов и депутатских запросов, связанных с обращениями граждан) с контрольными поручениями.

277. Контроль за исполнением приказов, указаний, распоряжений руководителей прокуратур, решений коллегии, выполнением плановых мероприятий осуществляют начальники структурных подразделений и организационно-контрольная служба.

278. Исполненные документы своевременно снимаются с контроля исполнителем или специалистом структурного подразделения в контролирующих службах. На регистрационно-контрольных карточках делается отметка «Снято с контроля», проставляется фамилия, роспись и дата.

Сведения об исполненных документах и снятии их с контроля специалистом соответствующего структурного подразделения передаются на регистрационную картотеку для внесения в базу данных.

279. Исполненные и снятые с контроля документы формируются в дела и надзорные производства.

280. Снятие с контроля или продление сроков исполнения личных поручений Генерального Прокурора осуществляется только им самим.

Устные поручения Генерального Прокурора оформляются в виде личных поручений.

281. Ответственность за своевременную и качественную подготовку документов несут исполнители и начальники соответствующих структурных подразделений.

282. По фактам нарушений сроков исполнения документов и поручений руководства органов и учреждений прокуратуры контролирующие службы могут вносить предложения по привлечению виновных к дисциплинарной ответственности.

283. Организационно-контрольной и документационной службами периодически анализируется состояние работы по исполнению документов, в том числе с контрольными поручениями и вносятся предложения по его совершенствованию.


^ 16. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ


284. Общие требования к организации документооборота заключаются в обязательности разработки единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении контроля за их исполнением, регулярном анализе объема документооборота.

285. Органы и учреждения прокуратуры должны принимать меры к сокращению объема документооборота, которому способствует: четко отлаженная технология прохождения документов и организация контроля их исполнения; своевременное и качественное исполнение документов, исключающее возникновение дополнительных запросов по документу, снижение количества внутренних документов, определение количества копий документов.

286. Для функционирования системы электронного документооборота необходимо:

1) использование программных и технических средств компьютерной обработки данных автоматизированных информационных систем управления электронными документами и электронной почтой;

2) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих в соответствии с законодательством Республики Казахстан ее идентификацию;

3) возможность функционирования непрерывной технологии от ввода документа в систему до отправки его в дело.

В целях совершенствования работы с документами и сокращения объема документооборота документационной службой проводится полный и выборочный учет документов.

Обращения граждан учитываются отдельно.

За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в том числе и копии.

287. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год и учитывается в таблице «Сведения о документе» (Приложение 47). Отдельно учитывается количество изготовленных копий документов (Приложение 48).

Учет документов, поступивших и исходящих по телефаксу ведется в соответствии с Приложением 49.

Учет создаваемых копий документов ведется в службах размножения и печатания.

Учет документооборота ведется специалистами службы документационного обеспечения и других структурных подразделений, обеспечивающих делопроизводство.

Данные о количестве документов за месяц суммируются до 7-го числа следующего месяца в разрезе структурных подразделений и до 10-го числа сводятся в целом по прокуратуре.

288. При учете обращений, переписки по обращениям и делам, направляемым в органы прокуратуры и другие ведомства, сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных, гражданских и административных дел с сопроводительными письмами, протестами и другими документами каждый вид документа (письмо, протест, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.

Cправки структурных подразделений по результатам проверок передаются первому исполнителю через документационную службу и учитываются как внутренние (сведения о документообороте).

289. Учет приказов, указаний, распоряжений, заданий, информационных писем, обзоров и других организационно-распорядительных документов ведется тем подразделением, которое является основным исполнителем, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе – тираж.

Пример: 1/20, 2/25.

290. Объем документооборота анализируется документационной службой и используется для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.


^ 17. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

(ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ И УКАЗАНИЯ)


291. Проекты приказов, распоряжений и указаний по кадровым вопросам, независимо от того, каким структурным подразделением они подготовлены, визируются, как правило, исполнителем, начальниками соответствующего структурного подразделения и кадровой службы, курирующим заместителем руководителя прокуратуры.

292. Проекты приказов, распоряжений и указаний по основной деятельности визируются исполнителем, начальником соответствующего структурного подразделения, в котором эти документы подготовлены, членами коллегии, курирующим заместителем руководителя прокуратуры.

Кроме того, проекты приказов по кадровым вопросам и основной деятельности, связанные с финансово-материальным обеспечением, визируются также начальником соответствующего подразделения.

При визировании этих документов указывается подпись визирующего, расшифровка подписи и дата, при необходимости – должность визирующего. При наличии замечаний к документу виза дополняется словами «Замечания прилагаются». Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются на последнем листе подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется подчиненным прокуратурам, визы проставляются в нижней части последнего листа копии отправляемого документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.

В случаях, предусмотренных законодательством, производится визирование каждого листа документа и его приложений.

293. В Генеральной прокуратуре проекты приказов, указаний и распоряжений по основной деятельности, после соответствующего оформления, направляются начальнику Секретариата Генерального Прокурора, а по кадровым вопросам – начальнику Управления кадровой работы и начальнику Секретариата Генерального Прокурора для их визирования и представления на подпись руководству.

294. Краткое изложение содержания текста указывается в заголовке.

295. В организационно-распорядительных документах (приказы, распоряжения и т.д.) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРОШУ»).

К проектам приказов, распоряжений и указаний прилагаются заключения и другие необходимые документы.

Они готовятся на государственном и русском языках.

296. Подписанные приказы, распоряжения и указания регистрируются в журнале (Приложение 50) раздельно. Нумерация их ведется с начала календарного года с присвоением регистрационных номеров, состоящих:

- для несекретных приказов – из порядкового номера в журнале с начала календарного года, для распоряжений и указаний – из порядкового номера с начала календарного года с добавлением через косую черту индекса структурного подразделения, ответственного за подготовку документа. К распоряжениям, кроме того, после порядкового номера указывается буква «р».

Пример – 9р/7

- для приказов, распоряжений и указаний, содержащих секретные или совершенно секретные сведения – из порядкового номера для несекретных приказов, распоряжений и указаний, с указанием через тире порядкового номера приказов, распоряжений и указаний, содержащих секретные сведения, с буквой «С» для секретных и буквами «СС» для совершенно секретных.

Пример – 46-5 «с», 34-2 «сс»

297. Приказы, распоряжения и указания по вопросам основной деятельности регистрируются в документационной службе в день их подписания, подлинник подлежит передаче в организационно-контрольную службу, а приказы по кадровым вопросам и материально-технического обеспечения регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

Документационная служба обеспечивает размножение необходимого количества экземпляров приказов, распоряжений и указаний и производит рассылку адресатам согласно реестра (Приложение 51), подготовленного специалистом и подписанного исполнителем.

298. Ознакомление с приказами, распоряжениями, указаниями и рассылку их по принадлежности осуществляют:

- по основной деятельности – специалисты документационной службы;

- по кадровым вопросам – специалисты кадровой службы;

- по вопросам финансово-материального обеспечения – специалисты финансовых служб.

299. Руководители соответствующих структурных подразделений, ответственные за подготовку приказов, распоряжений и указаний, несут персональную ответственность за соблюдение установленных требований при их подготовке.

300. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию прокуратуры, правоохранительных органов и других ведомств, принимаются совместные организационно-распорядительные документы.

301. Приказы по основной деятельности, а также, связанные с назначением на должность, приемом и увольнением сотрудников, подписываются руководителем органов и учреждений прокуратуры.

Приказы, касающиеся служебных командировок, трудовых и учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, а также приказы о приеме и увольнении работников, осуществляющих техническое обслуживание и не являющихся государственными служащими, подписываются в аппарате Генеральной прокуратуры первым заместителем Генерального Прокурора, в нижестоящих органах и учреждениях прокуратуры руководством.

302. Рапорта на выезд в служебные командировки, за исключением выезда по распоряжению руководителя прокуратуры, визируются начальниками соответствующих структурных подразделений и курирующими заместителями руководителей органов и учреждений прокуратуры.

Заявления о трудовых и учебных отпусках оперативных работников и специалистов визируются начальниками соответствующих структурных подразделений и курирующими заместителями руководителей органов и учреждений прокуратуры.


^ 18. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И НАПРАВЛЕНИЯ НА МЕСТА ЗАДАНИЙ, ПОРУЧЕНИЙ, ДОКУМЕНТОВ ИНФОРМАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА


303. Задания и поручения на места направляются, прежде всего, в соответствии с планом работы прокуратуры, но они могут носить и внеплановый характер.

Задания направляются, главным образом, в связи с необходимостью проверки, а поручения – в связи с необходимостью анализов и обобщений, с истребованием докладов и иной информации, категории уголовных, гражданских, административных и иных дел от подчиненных прокуроров.

Как плановые, так и внеплановые задания и поручения могут быть даны руководителями прокуратур или их заместителями.

Запрещается направление дополнительных заданий и поручений на места, кроме случаев, когда это связано с исполнением поручений Главы государства, общегосударственных мероприятий, или когда вопрос согласован с Генеральным Прокурором, прокурорами областей. Дополнительные задания и поручения также подписываются руководителями прокуратур или их заместителями.

304. Начальники департаментов, их заместители, управлений и самостоятельных отделов вправе направлять на места задания и поручения, связанные с проверкой обращений граждан и юридических лиц, законности принятых решений по отдельным уголовным, гражданским, административным делам и отказным материалам, связанным с рассмотрением конкретных обращений граждан, а также в этих же целях истребовать отдельные уголовные, гражданские, административные и иные дела, согласуя свои действия с курирующими заместителями.

Они же могут направлять дополнительные задания и поручения по указанным вопросам.

Поручения по особо контрольным обращениям направляются за подписью заместителей Генерального Прокурора, прокуроров областей.

305. Задание или поручение должно иметь соответствующее название, содержать четкое изложение целей и задач, оснований, перечня подлежащих выяснению вопросов, формы реализации и сроков исполнения.

Задание или поручение по плану работы прокуратуры подлежит рассылке не позднее 10-ти дней после утверждения плана.

306. Информационные письма, обзоры, методические пособия и иные информационно-аналитические документы, а также документы прокурорского реагирования, подготовленные департаментами, управлениями и отделами в порядке реализации плановых или иных мероприятий, решений коллегии, направляются на места за подписью руководителей прокуратур и их заместителей.

307. Направленные на места задания и поручения, не связанные с обращениями граждан, исполнитель обязан завизировать в организационно-контрольной службе и представить в документационную службу для учета и присвоения им регистрационного номера.

Учет заданий и поручений нижестоящим органам и учреждений прокуратур, связанных с обращениями граждан, ведется непосредственно документационной службой.

308. Учет заданий и поручений, не связанных с обращениями граждан, ведется специалистами, обеспечивающими делопроизводство в структурных подразделениях.

309. Размножение и рассылка на места заданий и поручений, информационно-аналитических документов обеспечивается документационной службой.

310. Контроль за исполнением плановых и внеплановых заданий и поручений осуществляет структурное подразделение, подготовившее их. Данное подразделение инициирует снятие с контроля заданий и поручений, после их исполнения.

311. Организационно-контрольная служба, структурные подразделения периодически обобщают практику подготовки и направления на места заданий и поручений и вносят предложения по ее совершенствованию.



^ 19. ПОРЯДОК ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

312. Документы от имени органов и учреждений прокуратуры подписываются руководителем или лицом его замещающим (в соответствии с установленным распределением обязанностей), либо иным уполномоченным должностным лицом.

313. Генеральным Прокурором Республики Казахстан или лицом, замещающим его, подписываются документы, адресованные Президенту Республики Казахстан, Премьер-Министру, Председателям Сената и Мажилиса Парламента, Государственному Секретарю, Руководителю Администрации Президента и его заместителям, заведующим отделами Администрации Президента, членам Правительства, первым руководителям государственных и правоохранительных органов, акимам областей, г.г. Астаны и Алматы, ответы по депутатским запросам, оформленным в соответствии с законодательством и другие документы, где необходима подпись первого руководителя.

314. Заместителями Генерального Прокурора подписываются документы, адресованные заместителям Председателей Сената и Мажилиса Парламента РК, председателям комитетов Мажилиса и Сената Парламента, заместителям Премьер-Министра, заместителям заведующих отделами Администрации Президента РК, руководителям министерств, ведомств, заместителям руководителей правоохранительных органов и другие документы, исходящие из Генеральной прокуратуры по вопросам, закрепленным за ними по распределению обязанностей.

315. Задания и поручения, направляемые в подчиненные прокуратуры, подписываются Генеральным Прокурором, прокурорами областей и их заместителями.

316. Председателем Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры или лицом, замещающим его, подписываются документы по вопросам, входящим в его компетенцию, адресованные Генеральному Прокурору и его заместителям, государственным органам, начальникам структурных подразделений Генеральной прокуратуры, прокурорам областей и приравненным к ним и другие документы, исходящие из Комитета.

Заместителями Председателя Комитета подписываются документы по вопросам, закрепленным за ними по распределению обязанностей, адресованные заместителям руководителей министерств и ведомств (кроме правоохранительных органов), руководителям областных ведомств, начальникам территориальных подразделений Комитета.

317. Прокурором области или лицом, замещающим его, подписываются документы, адресованные Генеральному Прокурору, его заместителям, акиму области, первым руководителям государственных и правоохранительных органов области, депутатам областного маслихата и другие документы, исходящие из прокуратуры области.

Докладные записки (информации) о состоянии законности и прокурорского надзора (квартальные, полугодовые и годовые), информации о результатах исполнения плановых мероприятий, поручений, заданий, проверок по поручениям Генерального Прокурора и его заместителей подписываются прокурором области или лицом, его замещающим.

Заместителями прокурора области подписываются документы по вопросам, закрепленным за ними по распределению обязанностей, адресованные начальникам структурных подразделений Генеральной прокуратуры, заместителям руководителей правоохранительных органов, руководителям областных ведомств.

318. Ответы на обращения граждан подписываются в порядке, установленном приказом Генерального Прокурора от 31 июля 2003 года № 47 «Об утверждении Инструкции по рассмотрению и разрешению обращений граждан в органах и учреждениях прокуратуры Республики Казахстан».

Аналогичный порядок подписи ответов установлен и на обращения юридических лиц.


^ 20. ПРИЕМ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ, НАДЗОРНЫХ

ПРОИЗВОДСТВ И ДЕЛ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ИЛИ ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ СОТРУДНИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ

ОРГАНОВ И УЧРЕЖДЕНИЙ ПРОКУРАТУРЫ


319. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник органов прокуратуры по указанию начальника структурного подразделения, руководства прокуратуры передает другому сотруднику все неисполненные и находящиеся на контроле документы и дела, обращения граждан, юридических лиц, накопленные информационные и другие материалы служебного характера.

О приеме-передаче служебных документов составляется акт в двух экземплярах (Приложение 52), в котором указывается перечень передаваемых документов и характеризуется состояние нерешенных вопросов на день передачи. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы сотрудниками и утверждаются начальником структурного подразделения, руководителем прокуратуры.

Один экземпляр акта передается в документационную службу, а другой остается у специалиста, обеспечивающего делопроизводство в структурном подразделении.

На основании акта специалистом соответствующего структурного подразделения делается отметка на регистрационно-контрольных карточках о передаче документов другому сотруднику.

При уходе сотрудника в отпуск, при выезде в командировку или временном отсутствии, имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения или руководства прокуратуры. О приеме-передаче документов составляется справка на имя начальника структурного подразделения.

В регистрационных карточках специалистом структурного подразделения производится отметка о временной передаче документов.

320. При увольнении или переводе на другую работу специалиста, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, он, с участием работника документационной службы, передает вновь назначенному специалисту (или другому специалисту по указанию начальника документационной службы, руководителя прокуратуры) все имеющиеся у него дела, картотеку, служебные документы, печати, штампы, средства оргтехники по акту, утвержденному начальником структурного подразделения или руководителем прокуратуры, составленному в двух экземплярах, один из которых передается в документационную службу.

При уходе специалиста в отпуск или временном отсутствии, его обязанности возлагаются на другого специалиста.

321. При освобождении или назначении начальников структурных подразделений, руководителей прокуратур в приемосдаточном акте, наряду с другими вопросами, отражается состояние делопроизводства (количество находящихся на исполнении документов, в том числе обращений граждан и юридических лиц, истребованных уголовных, гражданских и хозяйственных дел, данные о вещественных доказательствах, состояние архива и т.п.).

322. При смене руководителя документационной службы (главного специалиста) документы и дела (наряды) предаются вновь назначенному руководителю документационной службы (главному специалисту) по акту приема-передачи (Приложение 53).

323. При реорганизации структурного подразделения, все документы передаются по акту приема-передачи, подписанному начальниками и специалистами соответствующих структурных подразделений (Приложение 54).

324. В случае ликвидации структурного подразделения прокуратуры специалист этого подразделения в течение двух месяцев с момента его ликвидации формирует все имеющиеся документы в дела, надзорные производства и передает их в архив, независимо от сроков хранения, по акту, подписанному начальником и специалистом структурного подразделения и специалистом, обеспечивающим работу ведомственного архива.


^ 21. ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ


325. Документационная служба, сотрудники органов прокуратуры обязаны в работе с документами строго соблюдать государственную и служебную тайну, обеспечивать их сохранность, максимально ограничить тиражи размножаемых экземпляров, хранить документы в запираемых шкафах и сейфах.

326. Запрещается хранить служебные документы вне служебных помещений, оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.

Строго поддерживать на рабочем месте порядок, исключить возможность доступа в служебные кабинеты посторонних лиц, ознакомления с документами, пользования ими техническими средствами передачи информаций (компьютеры, факсы, телефоны и т.д.) и множительной техникой.

327. Категорически запрещается передача кому бы то ни было документов органов и учреждений прокуратуры без разрешения руководителя или начальников структурных подразделений.

328. Помещения, в которых размещены картотеки, осуществляется прием входящих и исходящих документов, архивные помещения и комнаты, где установлены технические средства передачи информации и множительные аппараты, в нерабочее время опечатываются.

329. После завершения в делопроизводстве, документы до передачи в ведомственный архив прокуратуры, в течение двух лет хранятся в делах и надзорных производствах (по обращениям граждан) по месту их формирования (у специалиста структурного подразделения).

330. Документационная служба, руководители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов, надзорных производств и дел. Дела и надзорные производства хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

331. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел прокуратуры, на корешках обложек указываются их индексы.

332. Выдача дел, надзорных производств во временное пользование сторонним организациям производится только по письменной заявке и с разрешения руководителей органов и учреждений прокуратуры.

333. Изъятие документов из дел и надзорных производств производится с разрешения руководства органов и учреждений прокуратуры с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников.

334. Сохранение электронных документов в персональном компьютере осуществляется в виде файлов: один документ – один файл в соответствующих электронных делах (папках).

Электронные дела (папки) переносятся на лазерные диски, МINI диски, ZIP дискеты, DAТ кассеты, стриммеры и другие внешние носители персонального компьютера.

335. Ответственность за утерю документов, разглашение служебной информации и нарушение правил работы с документами несут начальники структурных подразделений, исполнители, специалисты документационной службы.

За утрату документов, разглашение служебной несекретной информации и нарушение правил работы с документами сотрудники органов и учреждений прокуратуры привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Для расследования таких случаев руководителями органов и учреждений прокуратуры, начальником Секретариата Генерального Прокурора создается комиссия, которая по результатам проверки готовит справку (заключение).

336. Управление материально-технического обеспечения при Генеральной Прокуратуре, соответствующие службы на местах обеспечивают сжигание или полное измельчение всей бумажной макулатуры, образовавшейся в процессе работы и при уничтожении архивных документов, в связи с истечением сроков хранения, после составления на них соответствующих документов (актов).


^ 22. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

337. Порядок использования и хранения печатей, штампов в органах прокуратуры предусмотрен Положением, утвержденным приказом Генерального Прокурора Республики Казахстан от 25 марта 2003 года за №26.

338. Учет печатей, штампов с указанием наименования прокуратуры ведется в соответствующих регистрационных учетных формах.

339. Печати и штампы с указанием наименования прокуратуры подлежат обязательному учету и хранению в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах. Ответственные лица за их учет и хранение определяются руководителем прокуратуры.


^ 23. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ И НАДЗОРНЫХ ПРОИЗВОДСТВ В

ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

1. Номенклатура дел

340. В целях классификации и обоснованного распределения документов в дела, обеспечения их учета и поиска составляется номенклатура дел.

341. Номенклатура дел служит для группировки в дела исполненных документов, установление сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

342. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться структурой (штатным расписанием), положениями о структурных подразделениях, Перечнем документов органов прокуратуры Республики Казахстан с указанием сроков хранения, изучать виды, состав и содержание документов, образующихся в органах и учреждениях прокуратуры.

Номенклатура дел Генеральной прокуратуры является основой для разработки номенклатуры дел органов и учреждений прокуратуры с однородным составом документов.

343. Номенклатура дел органов и учреждений прокуратуры составляется по установленной форме (Приложение 55).


^ 2. Заголовки дел и их систематизация в номенклатуре дел

344. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов и учреждений прокуратуры, в том числе личные дела, регистрационные учетные формы, контрольно-справочные и другие картотеки.

345. Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.

346. Заголовок дела четко в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела (переписка, журнал, книга) или виды документов (приказы, протоколы, акты), а также уточняющие содержание дела данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о копийности документов и так далее.

347. Не допускается употребление в номенклатуре дел заголовков типа «разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и так далее.

348. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

349. Заголовки уголовных, гражданских, административных, арбитражных, личных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело».

350. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

351. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в соответствии со структурой (штатным расписанием).

352. В органах и учреждениях прокуратуры, не имеющих структурных подразделений, номенклатура дел составляется по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности.

353. Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации, которое располагается в конце.

354. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы вышестоящей прокуратуры, располагаются перед заголовками дел с приказами нижестоящих прокуратур. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период заведения дела (месяц, квартал, год).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометой «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с пометой «ДСП».

По окончании года документационной службой в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.


^ 3. Порядок заполнения формы номенклатуры дел

355. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного дела. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры, например - №7-9, №20-1.

356. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

357. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.

358. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера статей Перечня документов органов прокуратуры Республики Казахстан с указанием сроков их хранения.

359. В графе 5 документационной службой указываются наименования перечня документов, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение для их продолжения, в ведомственный архив, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей, об ответственных за формирование дел.

360. Сведения о количестве заведенных дел сообщаются структурными подразделениями ведомственному архиву.


^ 4. Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел

361. Номенклатура дел в структурных подразделениях ежегодно уточняется в ноябре специалистом с участием руководителя структурного подразделения и согласовывается со службой документационного обеспечения.

На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел по прокуратуре.

362. Номенклатура дел после одобрения центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) органов и учреждений прокуратуры направляется (в четырех экземплярах и одном экземпляре на электронном носителе – дискете) на согласование в соответствующее государственное архивное учреждение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем.

363. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функции и структуры органов и учреждений прокуратуры, но не реже одного раза в 5 лет, в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных органах Республики Казахстан (пункт 142). Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

364. Первый экземпляр номенклатуры дел органов и учреждений прокуратуры хранится в документационной службе, второй – используется данной службой в качестве рабочего документа, третий – передается в ведомственный архив, четвертый – остается в соответствующем государственном архивном учреждении.

365. После утверждения номенклатуры дел выписки из нее направляются в структурные подразделения.

366. Номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.

^ 5. Формирование дел

367. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются специалисты, ответственные за делопроизводство.

368. Контроль за формированием дел осуществляет документационная служба органов и учреждений прокуратуры.

369. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования: в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках; группируются в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения; машинограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.

Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре.

370. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения прокуратуры, номера дела по номенклатуре и года формирования дела, например- №7-8-2003, где 7 – индекс структурного подразделения, 8 – номер дела по номенклатуре, 2003 – год формирования дела.

В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре – в целом по прокуратуре.

Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

371. Документы по одному вопросу располагаются в следующем порядке:

- документ, на основании которого возник вопрос;

- документ, которым оформлено решение вопроса;

- заключения, справки, другие документы и материалы, обосновывающие решение данного вопроса, в хронологическом порядке или логической последовательности.

372. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы заседаний и документы к ним формируются в отдельные дела.

373. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

374. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по командировкам формируются в отдельные дела.

375. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании текущего года из документов формируются два дела: в одном – документы постоянного, в другом – временного хранения.

376. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов.

Подшивать в дело документы, не относящиеся к нему, без соответствующей отметки исполнителя, а также черновиков, размноженных копий, личных документов и документов, подлежащих возврату, запрещается.

377. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.

378. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

379. Лицевые счета по заработной плате формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

380. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

381. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.


^ 6. Формирование надзорных производств

382. Обращения граждан, принятые к производству и другие связанные с ними документы, группируются в надзорные производства (Приложение 56).

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его обращения. В случае если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство.

383. Обращения граждан и переписка по ним подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

384. В надзорных производствах на обороте последнего листа подшитого документа делопроизводителем проставляются дата подшивки, количество листов и личная подпись. Карточки движения надзорных производств (Приложение 57) по законченным перепискам хранятся в надзорных производствах.


^ 7. Оформление дел и надзорных производств

385. При оформлении дела на обложке (Приложение 58) указывается: официальное наименование вышестоящего органа и официальное наименование органов и учреждений прокуратуры; наименование населенного пункта, в котором дислоцирована прокуратура; наименование структурного подразделения; заголовок дела; его индекс по номенклатуре дел; срок хранения дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) один и тот же индекс повторно проставляется на каждом томе (части) с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

386. В дела ограниченного доступа, личные дела вкладывается внутренняя опись документов (Приложение 59).

387. В дела и надзорные производства постоянного хранения и по личному составу, по завершении их в делопроизводстве, подшиваются листы-заверители дела (Приложение 60).

388. Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку (Приложение 58), прошиваются прочными нитками в четыре прокола. Надписи на обложках производятся светостойкими чернилами. Все листы дела, надзорного производства нумеруются графитным карандашом, каждый том отдельно.

389. Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку и оформляются упрощенно: без уточнения крайних дат на обложках и без заверительной надписи на отдельном листе, но на обороте последнего листа подшитого в дело документа за подписью делопроизводителя указываются количество листов и дата подшивки.

390. В начале дела постоянного хранения, сформированного по видам и разновидностям документов, заголовок которых не полностью раскрывает их содержание (приказы, указания), обязательно помещается внутренняя опись.

391. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

- в заголовках номера приказов, указаний, протоколов

например – с №1 по №100 или с №101 по №205

- дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

- количество листов;

- оговорка по форме «Имеются такие-то документы за такие-то годы» (если в деле отложились документы за более ранние годы).

392. На дела и надзорные производства постоянного и временного хранения при сдаче их в архив прокуратуры составляются отдельные описи в двух экземплярах (Приложение 61).


^ 8. Формирование документов к протоколам коллегий и оперативных совещаний при руководителе прокуратуры

393. Подлинники документов заседаний, коллегий, совещаний группируются в дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, систематизируются и располагаются в последовательности решения вопросов:

- в начале подлинный экземпляр протокола с относящимися к нему документами;

- документы по каждому вопросу, группируемые в следующем порядке:

- заглавный лист, где указан порядковый номер вопроса, его краткое содержание и исполнитель;

- выписка из протокола заседания по данному вопросу;

- указатель рассылки;

- справки структурных подразделений;

- документы, относящиеся к решению данного вопроса, в хронологическом порядке.

Если к одному протоколу заседания документы формируются в два и более тома, то оглавление полностью ко всем томам дается в первом томе, а во втором и последующих – только та часть оглавления, которая относится к данному тому.

Методическое руководство и контроль за соответствующее требованиям Инструкции формирование осуществляется документационной службой.


^ 9. Подготовка и передача дел и надзорных производств в архив

394. Документационная служба прокуратуры принимает, учитывает и хранит все законченные делопроизводством надзорные производства и дела как постоянного, так и временного сроков хранения, образующиеся в деятельности органов прокуратуры.

395. Для временного ведомственного хранения документов Национального архивного фонда, документов длительного практического значения и дел по личному составу (в том числе, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение), их учета, использования в практических целях образуются ведомственные архивы.

396. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем передаются на хранение в архив прокуратуры в феврале-августе следующего года по графику, утвер­жденному начальником документационной службы. Сдачу дел, обработку документов, составление описей осуществляют специалисты структурных подразделений.

Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на доку­менты для пополнения ими справочного фонда архива.

397. Передача дел из структурных подразделений в ведомственный архив осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

398. Опись дел и надзорных производств составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй – остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

399. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

400. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

401. Графа описи «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

402. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

403. Правильность формирования и подготовки дел и надзорных производств к передаче в ведомственный архив проверяется документационной службой. Выявленные нарушения устраняются специалистами структурных подразделений.

404. Специалисты проводят обработку документов, составляют описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении прокуратуры для дальнейшей работы, то специалисты, обеспечивающие работу архива, после сверки доку­ментов с карточками и соответствующей обработки, оформляют выдачу этих дел во временное пользование.

Перед сдачей дел на хранение в архив специалистами структурных подразделений (специалистами горрайпрокуратур) выполняется следующая подготовительная работа:

- сверка учетных карточек с фактическим наличием документов по каждому делу;

- сверка по карточкам и в базе данных документов, направленных в подлинниках в другие орга­низации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в подраз­делении для руководства и т.д.;

- проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел);

- изъятие лишних экземпляров, черновиков;

- специалист, обеспечивающий работу архива, проверяет формирование документов в дела и надзорные производства по тематике и срокам хранения, расписывается в прие­ме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых документов. Первый экземпляр описи остается в архиве, второй экземпляр возвращается в структурное подразделение.

Дела, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, возвращаются в соответствующее структурное подразделение прокуратуры для переоформле­ния.

Прием и передача документов из структурного подразделения в архив оформляется актом, подписанным руководителем и специалистом соответствующего под­разделения и специалистом, обеспечивающим работу архива (Приложение 62). В утвержденной номенклатуре дел специалистом, обеспечивающим работу архива, делается отметка о количестве принятых дел и надзорных производств.

405. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения прокура­туры специалист соответствующего подразделения в течение двух месяцев с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела и надзорные производства, оформляет и передает их в архив независимо от сро­ков хранения.

406. Архив проводит экспертизу ценности и научно-техническую обработку документов, составляет описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.

407. Дела и надзорные производства в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи, с постоянными сроками хранения размещаются отдельно.

408. Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вно­сить в них изменения запрещается.

409. При необходимости документы из ведомственного архива прокуратуры выдаются работникам прокуратуры по требованию (Приложение 63), подписанному начальником структурного подразделения или лицом его замещающим с отметкой в журнале на срок не более месяца.

Получение из архива прокуратуры надзорных производств других структурных подразделений производится специалистами того структурного подразделения, где разрешается обращение.

Выдача справок по архивным документам сторонним организациям и отдельным гражданам производится только на основании их письменного обращения и с разрешения руководителей прокуратур.

410. Порядок приема и выдачи прекращенных уголовных дел и отказных материалов архивными учреждениями установлен Инструкцией «О едином порядке и выдаче прекращенных уголовных и отказных материалов архивными подразделениями Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры».

411. Документы в текущем архиве учитываются, обрабатываются и хранятся в соответствии с правилами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан и настоящей Инструкцией.

412. Для окончательного отбора архивных документальных материалов на постоянное, временное хранение и на уничтожение создается постоянно действующая Экспертная комиссия, которая:

- периодически разрабатывает и уточняет перечень документальных материалов, образующихся в деятельности органов прокуратуры;

- проводит экспертизу ценности и окончательный отбор архивных документов для постоянного и временного хранения и уничтожения.

413. В Генеральной прокуратуре Республики Казахстан создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), в органах и учреждениях прокуратуры – Экспертные комиссии (ЭК).

Экспертные комиссии назначаются приказами руководителей под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений, делопроизводственных служб, а также представители соответствующих архивных учреждений.

Под экспертизой ценности понимается определение правового, политического, научного, исторического значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

Экспертные комиссии в своей работе руководствуются настоящей Инструкцией, Положениями о ЦЭК и ЭК, приказами Генерального Прокурора Республики Казахстан, регламентирующими эту работу и указаниями Государственного архива Республики Казахстан

На специалиста, обеспечивающего работу архива, возлагается подготовка и сдача архивных документов на государственное хранение в Центральный го­сударственный архив в установленные сроки.

Отбор дел и надзорных производств на государственное хранение осуществляется после окончания года. Отбор их на хранение, а также на уничтожение проводится путем полистного просмотра находящихся в них документов.

414. Дела и надзорные производства, отобранные на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Описи составляются отдельно на дела и надзорные производства.

415. По окончании года на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче на хранение в государственный архив, составляются описи.

416. В годовом разделе описи дела (Приложение 64) располагаются согласно Перечню структурных подразделений с указанием индекса.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного срока хранения, не завершенные делопроизводством в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за____год №_____».

417. Документы по личному составу долговременного хранения включаются в отдельные описи (Приложение 65), которые составляются в двух экземплярах и представляются на утверждение архивному учреждению.

418. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) прокуратуры. После рассмотрения и одобрения ЦЭК (ЭК) прокуратуры годового раздела в конце раздела ставится гриф «Одобрено» с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные ЦЭК (ЭК) прокуратуры годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем прокуратуры, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в прокуратуре.

419. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, после утверждения годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и руководителем прокуратуры хранятся в ведомственном архиве до передачи на государственное хранение согласно установленным срокам.

420. При передаче документов на хранение в государственный архив описи должны иметь оглавление и заверительный лист (Приложение 66).

421. После утверждения Центральным государственным архивом описей дел и надзорных производств постоянного срока хранения и акта на уничтожение документов (Приложение 67) с истекшими сроками хранения, документы уничтожаются.

422. Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются путем измельчения и сожжения. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

423.Ответственность за аккуратное и бережное хранение архивных документов возлагается на специалиста, обеспечивающего работу архива.


^ 24. МАШИНОПИСНЫЕ, КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ И СПРАВОЧНЫЕ РАБОТЫ


424. Документы, создаваемые в органах прокуратуры Республики Казахстан (далее - прокуратура), печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 3.0 и выше шрифтом Times Kaz -12,13 и 14, Times New Roman Cyr размером №13, 14 и 15 через 1-2 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

425. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое – от 2,75 до 3,5 см;

правое – от 1,25 до 2,25 см;

верхнее – не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое – от 1,25 до 2,25 см;

правое – от 2,75 до 3,5 см;

верхнее – не менее 2,5 см;

нижнее – не менее 2 см;

426. При оформлении текста документа на двух или более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Приложения нумеруются отдельно.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

427. Документы руководства печатаются специалистами, обеспечивающими делопроизводство в приемных; по вопросам организационно-контрольного управления, кадров и финансово-хозяйственной деятельности – специалистами соответствующих подразделений. Все остальные машинописные работы, как правило, выполняются специалистами делопроизводственной службы с соблюдением установленных требований. Печатание документов производится по заказу (Приложение 68) за подписью начальника соответствующего структурного подразделения (департамента, управления, отдела) или его заместителя.

Учет машинописных работ осуществляется по заказам специалистом, ответственным за этот участок работы (Приложение 69).

428. Копировально-множительная работа выполняется документационной службой в соответствии с Порядком ксерокопирования документов органов прокуратуры Республики Казахстан (Приложение 70).

429. Контроль за размножением документов в органах прокуратуры возлагается на документационную службу.

430. Сотрудникам прокуратуры для выполнения порученной им работы предоставляется информация:

- о поступлении в органы и учреждения прокуратуры документов и их отправке, об обращениях граждан – документационной службой;

- о материалах по вопросам, рассмотренным на заседаниях коллегии, а также об их рассылке, приказах, распоряжениях и указаниях по организации работы - организационно-контрольной службой.


^ 25. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ


431. Правила обращения с электронными документами установлены в Инструкции по работе с электронной почтой в органах прокуратуры Республики Казахстан.

432. Входящие и исходящие электронные сообщения после распечатки регистрируются в службе документационного обеспечения и обрабатываются как служебные документы. Хранение и уничтожение их осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.


^ 26. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ

СЛУЖБЫ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

433. Документационная служба взаимодействует:

1) со структурными подразделениями – по вопросам документирования и управления документацией;

2) со службой перевода – по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;

3) с подразделением по защите государственных секретов – по вопросам обеспечения режима секретности, недопущения утечки государственных секретов, утрат официальных документов, пропускного режима в здание;

4) с подразделениями по работе с кадрами и бухгалтерией – по вопросам подбора и расстановки кадров документационной службы и повышения их квалификации;

5) с подразделениями по материально-техническому снабжению и хозяйственному обслуживанию – по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.



СОГЛАСОВАНА

ОДОБРЕНА

Протоколом ЦЭПК Комитета по управлению архивами и документацией МК РК

от « » ________ 2004 г. № _______

Протоколом ЦЭК Генеральной прокуратуры Республики Казахстан


от « » _______ 2004 г. № ____

____

2-priem-v-gou-vpo-yurgtu-npi-visshego-professionalnogo-obrazovaniya.html
2-priem-zayavlenij-i-dokumentov.html
2-prihod-iguan-dzhejms-bollard.html
2-primer-oformleniya-hodatajstva-dlya-provedeniya-issledovaniya-na-baze-e-posobie-dlya-prepodavatelej-i-studentov-sankt-peterburg.html
2-primernie-obrazci-dolzhnostnih-instrukcij-personal-restoranov-zakusochnih-barov-kafe-dolzhnostnie-i-proizvodstvennie.html
2-princip-hudozhestvennogo-vozdejstviya-obsheobrazovatelnoj-programmi-na-2011-2014-godi-2011-god.html
  • books.bystrickaya.ru/dalnejshaya-rabota-v-komitetah-rukovodyashie-organi-i-organizacionnie-voprosi-punkt-6-dopusk-nablyudatelej-136-138.html
  • institut.bystrickaya.ru/ubedit-mozhno-kogo-ugodno-v-chem-ugodno-vipusk-1.html
  • institute.bystrickaya.ru/federalnij-gosudarstvennij-obrazovatelnij-standart-nachalnogo-professionalnogo-obrazovaniya-po-professii-230103-04-naladchik-apparatnogo-i-programmnogo-obespecheniya-i-oblast-primeneniya.html
  • bukva.bystrickaya.ru/socalna-poltika-v-ukran-osnovn-napryami-ta-protirchchya.html
  • learn.bystrickaya.ru/glava-2-osnovnie-napravleniya-i-formi-osushestvleniya-kontrolnoj-deyatelnosti-yuridicheskoj-sluzhbi-ministerstva-oboroni-rossijskoj-federacii.html
  • bukva.bystrickaya.ru/otvetstvennost-za-banditizm.html
  • exchangerate.bystrickaya.ru/ezhekvartalnijotche-t-emitenta-emissionnih-cennih-bumag-za-i-ii-kvartal-2005-g-stranica-15.html
  • reading.bystrickaya.ru/kompleksnij-plan-meropriyatij-po-profilaktike-beznadzornosti-besprizornosti-suicidov-narkomanii-toksikomanii-alkogolizma-pravonarushenij-i-antiobshestvennih-dejstvij.html
  • college.bystrickaya.ru/255-riski-svyazannie-s-deyatelnostyu-emitenta-115114-rossiya-g-moskva-derbenevskaya-11a-informaciya-soderzhashayasya.html
  • turn.bystrickaya.ru/osnovnie-podhodi-k-psihologicheskoj-korrekcii-emocionalnih-narushenij-mladshih-shkolnikov.html
  • uchitel.bystrickaya.ru/protokol-obsuzhdeniya-predostavleniya-razresheniya-na-otklonenie-ot-predelnih-parametrov-razreshennogo-stroitelstva-rekonstrukcii-obektov-kapitalnogo-stroitelstva-stranica-2.html
  • laboratornaya.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-disciplini-himicheskij-analiz-obektov-okruzhayushej-sredi-napravlenie-podgotovki-020100-himiya.html
  • literature.bystrickaya.ru/ekologicheskaya-ekspertiza-v-rossii-chast-28.html
  • notebook.bystrickaya.ru/inostrannij-yazik-nemeckij-yazik-dlya-studentov-obuchayushihsya-po-specialnosti.html
  • ucheba.bystrickaya.ru/programma-disciplini-dpp-ds-03-osobennosti-razvitiya-kulturi-i-obshestva-zapada-celi-i-zadachi-disciplini.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/materialovedenie-5.html
  • laboratornaya.bystrickaya.ru/programma-vstupitelnogo-ekzamena-po-specialnosti-po-nauchnoj-specialnosti-08-00-05-ekonomika-i-upravlenie-narodnim-hozyajstvom.html
  • doklad.bystrickaya.ru/upravlenie-ekonomikoj-uchet-prognozirovanie-planirovanie-literatura-universalnogo-soderzhaniya-enciklopedii-42.html
  • institut.bystrickaya.ru/tema-nauchnie-osnovi-ekonomicheskogo-analiza-stranica-12.html
  • exchangerate.bystrickaya.ru/geologiya-geologicheskie-i-geofizicheskie-nauki-byulleten-novih-postuplenij-15-28-fevralya-2011-goda.html
  • books.bystrickaya.ru/dekan-fakulteta-upravleniya.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/ustavi-russkih-knyazej-zakoni-cerkovnogo-upravleniya.html
  • tasks.bystrickaya.ru/-2-teoriya-i-metodika-prepodavaniya-yazika-a-n-baranov-vvedenie-v-prikladnuyu-lingvistiku.html
  • turn.bystrickaya.ru/osvobozhdenie-vsem-zabludivshimsya-priunivshim-strannikam-posvyashaetsya.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/vklyuchaya-prikaz-federalnogo-agentstva-vozdushnogo-transporta-ministerstva-transporta-rossijskoj-federacii-ot-25-12-2008-582.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/v-mordovii-dlya-strahovatelej-organizovana-goryachaya-liniya.html
  • lesson.bystrickaya.ru/ponyatie-predmetov-vedeniya-mestnogo-samoupravleniya-chast-3.html
  • teacher.bystrickaya.ru/filosofskie-zadachi-programma-disciplini-filosofiya-gse-f-09-specialnost-himiya-032300-050101-65.html
  • essay.bystrickaya.ru/budvnictva-arhtekturi.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/uchebnoe-posobie-sankt-peterburg-2007-sostavila-zueva-t-v-st-metodist-regel-n-i-posobie-prednaznacheno-dlya-izucheniya-sootvetstvuyushih-razdelov-disciplin-matematika-ielementi-visshej-matematiki-stranica-13.html
  • college.bystrickaya.ru/3-zachyot-voprosi-i-metodicheskie-rekomendacii-po-podgotovke-k-nemu-programma-disciplini-rossijskij-federalizm.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/rol-bibliotek-v-sovremennom-obshestve.html
  • pisat.bystrickaya.ru/tema-filtraciya-sluchajnih-signalov-kak-bi-ni-kichilis-lyudi-velichiem-svoih-znanij-poslednie-chasto-bivayut-sledstviem-ne-velikih-zamislov-a-prostoj-sluchajnosti.html
  • shpora.bystrickaya.ru/zadaniyab-avtorskij-fik-6-milya-stranica-5.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/atirau-samara-o-gosudarstvennoj-programme-po-forsirovannomu-industrialno-innovacionnomu.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.